La comptabilité digitale englobe la création, la représentation, le transfert et le stockage d'informations financières dans un format électronique. Et le tout est géré par un expert-comptable digitale.
Tout au long des dernières décennies, de nombreuses industries ont subi une transformation numérique à l'échelle mondiale, et le secteur financier ne fait pas exception. Il y a quelque temps, les entreprises engageaient des comptables pour enregistrer et analyser toutes les données financières au sein de l'institution, mais les erreurs étaient fréquentes, ce qui coûtait beaucoup d'argent aux entreprises.
La comptabilité numérique est la solution dont les entreprises ont besoin pour rester à l'heure de la transformation numérique. Mais vous vous demandez peut-être ce qu'est la comptabilité numérique, quels en sont les avantages et comment effectuer la transition. Lisez la suite pour en savoir plus.
Table des matières
- Qu'est-ce que la comptabilité numérique ?
- Quels sont les avantages de la comptabilité numérique ?
- Gain de temps
- Économie d'argent
- Amélioration de la précision
- Facilité de mise à l'échelle
- Facilité de collaboration et de partage des fichiers
- Amélioration de la sécurité des données
- Amélioration de la productivité
- Comment passer, étape par étape, aux systèmes de comptabilité numérique ?
- Première étape. Préparez-vous à passer au numérique.
- Deuxième étape. Utilisez un service ou une application de numérisation OCR.
- Étape 3. Mettez en place des solutions de stockage.
- Étape 4. Supprimez les copies papier.
- En conclusion
Qu'est-ce que la comptabilité numérique ?
En termes simples, la comptabilité numérique englobe la création, la représentation, le transfert et le stockage d'informations financières dans un format électronique. Avec la comptabilité numérique, les données financières ne sont plus stockées sur papier. Cela ne signifie pas pour autant que le rôle du comptable n'est plus nécessaire. Au contraire, la comptabilité numérique permet aux comptables d'utiliser des logiciels et de rendre le travail plus efficace et sans erreur.
Introduction à la comptabilité digitale
Quels sont les avantages de la comptabilité digitale ?
Les logiciels de comptabilité sont la clé de la comptabilité numérique, car ils offrent aux entreprises les avantages de l'utilisation de la technologie plutôt que du papier.
Les avantages sont notamment les suivants :
Quels sont les avantages de la comptabilité numérique ?
1. Un gain de temps
2. Économie d'argent
3. Augmente la précision
4. Facile à mettre à l'échelle
5. Facilité de collaboration et de partage des fichiers
6. Amélioration de la sécurité des données
7. Amélioration de la productivité
Les avantages de la comptabilité numérique
Gain de temps
La comptabilité numérique permet de gagner du temps en apportant des solutions à une grande partie du travail manuel que les comptables avaient l'habitude d'effectuer, comme la saisie des données. Ainsi, plutôt que de se concentrer sur des tâches banales, les comptables peuvent se concentrer sur les aspects les plus importants de leur travail.
Économies d'argent
La possibilité de contrôler les informations financières par voie électronique peut permettre de réaliser des économies. La sauvegarde des dossiers sur papier n'est plus nécessaire, pas plus que l'espace de stockage. La précision de la comptabilité numérique signifie moins d'erreurs à corriger qui auraient pu entraîner une perte de fonds. Les salaires des comptables sont également mieux répartis, car ils se concentrent sur les aspects les plus difficiles de leur rôle.
Une plus grande précision
Les pratiques comptables traditionnelles sont moins fiables que la comptabilité numérique, car les gens sont enclins à faire des erreurs malgré tous leurs efforts. Bien qu'une petite entreprise puisse fonctionner correctement en utilisant des pratiques comptables manuelles, cet aspect de l'entreprise doit évoluer au fur et à mesure que l'entreprise se développe. La comptabilité numérique peut aider les entreprises à se développer et à atteindre leurs objectifs commerciaux en fournissant des informations financières rapides et précises.
Facilité d'extension
La comptabilité numérique permet de faire évoluer facilement une entreprise et ses pratiques comptables. Par conséquent, les entreprises peuvent se concentrer sur autre chose que l'embauche de comptables supplémentaires pour gérer une charge de travail accrue. Au contraire, elles peuvent se concentrer sur le maintien d'un logiciel évolutif pour contribuer à l'augmentation du travail.
Facilité de collaboration et de partage des fichiers
Les fichiers conservés électroniquement sont plus faciles à partager avec les employés de l'entreprise. En outre, un plus grand nombre de personnes ayant besoin d'un accès peuvent consulter les fichiers simultanément plutôt que de devoir les extraire sur papier des classeurs. Les documents financiers peuvent être partagés facilement dans toute l'entreprise avec les personnes clés qui en ont besoin en temps voulu avant de prendre des décisions commerciales importantes.
Amélioration de la sécurité des données
Les cyberattaques sont plus fréquentes que jamais. Les entreprises de tous les secteurs craignent d'être piratées. Cependant, les logiciels de comptabilité offrent un haut niveau de sécurité. Ce type de logiciel offre des restrictions d'accès, un cryptage et une sauvegarde sur un stockage en cloud. Les documents sur papier sont intrinsèquement exposés au risque de dommages physiques, de vol ou de perte.
Amélioration de la productivité
Les solutions de comptabilité numérique augmentent la productivité et la collaboration entre les employés et les divisions d'une entreprise. Les informations sont également facilement accessibles sans avoir à passer le temps nécessaire à la recherche de fichiers. La comptabilité numérique améliorera également la productivité dans le bon domaine puisque les comptables auront le temps de se concentrer sur les tâches essentielles plutôt que sur la saisie quotidienne de données dans les grands livres.
Comment passer, étape par étape, aux systèmes de comptabilité numérique
Les comptables et les entreprises qui utilisent la comptabilité papier peuvent trouver que la transition vers la comptabilité électronique est une tâche décourageante. Bien souvent, les experts-comptables manquent de temps pour effectuer leur travail, et il est difficile de leur donner plus de travail pour effectuer la transition. Cependant, la transition peut être accomplie facilement en suivant les étapes décrites ci-dessous.
Première étape. Se préparer à passer au numérique.
La première étape consiste à se préparer au processus. Il s'agit principalement de mettre en boîte les documents à numériser après avoir retiré toutes les agrafes et les trombones.
Deuxième étape. Utilisez un service ou une application de numérisation.
La numérisation permet de rechercher et de modifier des documents. Vous pouvez transformer vos reçus et documents en données. Si vous avez une accumulation de reçus, vous pouvez les envoyer directement à un centre de traitement avec une enveloppe magique gratuite et affranchie.
Troisième étape. Mettez en place des solutions de stockage.
Mettez en place un système de gestion des documents ou un système de stockage dans le cloud qui comprend l'acheminement automatique des documents et d'autres options de gestion des dépenses.
Étape 4. Supprimez les copies papier.
Pour que votre bureau ne soit pas encombré, toutes les copies papier doivent être déchiquetées une fois qu'elles sont sécurisées électroniquement.
Étape par étape, comment passer aux systèmes de comptabilité numérique
Première étape. Préparez-vous à passer au numérique.
La première étape consiste à se préparer au processus. Il s'agit principalement de mettre en boîte les documents à numériser avec leur durée de conservation, après avoir retiré toutes les agrafes et tous les trombones. Certaines de ces étapes préparatoires permettront de faciliter le processus et de réduire les coûts potentiels.
Étape 2. Utilisez un service ou une application de numérisation OCR.
La reconnaissance optique de caractères rend le document consultable et modifiable. En outre, l'OCR transforme toute note manuscrite en texte codé par une machine, ce qui en fait un document électronique comme les autres.
Vous pouvez transformer vos reçus en données qui seront stockées sur cette plateforme de suivi des reçus en capturant les images des reçus à partir de votre téléphone ou de votre courriel. Si vous avez une accumulation de reçus, vous pouvez les envoyer directement à un centre de traitement avec une enveloppe magique gratuite et affranchie.
Troisième étape. Mettez en place des solutions de stockage.
Mettez en place un système de gestion des documents ou un système de stockage dans le nuage. Lorsque vous recherchez la meilleure solution de stockage, assurez-vous qu'elle offre certaines des fonctions suivantes :
- Acheminement automatisé des documents
- gestion dématérialisée des factures, des dépenses, des relevés et autres rapports
- Outils pour le dépôt des chèques
- Options de signature électronique pour signer électroniquement
Quatrième étape. Détruisez les copies papier.
Pour ne pas encombrer votre bureau, toutes les copies papier doivent être déchiquetées une fois qu'elles sont sécurisées électroniquement. Vous pouvez utiliser destructeur de papier ou faire appel à un service professionnel pour vous aider dans le processus de déchiquetage.
En conclusion
La comptabilité digitale est la voie à suivre pour toute entreprise qui souhaite développer ses activités. Les logiciels de comptabilité disponibles sur le marché permettent aux comptables de créer, stocker et diffuser facilement des informations financières. D'innombrables avantages facilitent la transition vers la comptabilité numérique.
Les logiciels de comptabilité aident les entreprises à conserver et à stocker toutes les données financières, ce qui leur permet d'économiser du temps et de l'argent sur le long terme. Les comptables ne sont pas remplacés par ces logiciels, mais peuvent les utiliser comme un outil essentiel pour accomplir leurs tâches. L'utilisation d'un tel logiciel électronique minimise le nombre d'erreurs et libère le temps des comptables qui peuvent ainsi se concentrer sur la réalisation d'améliorations essentielles pour leur entreprise.