La gestion des documents en entreprise joue un rôle prépondérant pour l’entreprise, notamment lorsque celle-ci a des documents administratifs importants qui demandent une bonne gestion. Le principe de la gestion documentaire consiste entre autres à identifier les documents, les classer, les archiver et de les centraliser dans des données propres à l’entreprise.
Pourquoi la centralisation des documents administratifs est-elle nécessaire ?
La centralisation des documents administratifs permet de repérer facilement les documents qu’on a besoin. un véritable gain de temps pour que l’entreprise puisse se concentrer sur ce qui est très important pour leur développement. En effet, c’est un vrai casse-tête lorsque les masses documentaires administratives s’accumulent et se dispersent sans savoir ce qui est important et sans valeur. Centraliser les documents administratifs, avec les experts de
Je Pilote Mon Entreprise, permet de disposer les documents adéquats selon la valeur administrative. C’est devenu une nécessité pour l’état de santé en ce qui concerne la gestion des documents. Pour l’entreprise, lorsque les documents administratifs sont bien centralisés, elle gagne en efficacité administrative et en productivité. Ce procédé permet d’identifier facilement les documents de l’organisme et les responsables y afférent. Cela permet aussi d’utiliser les documents rationnellement et en temps réel. La centralisation des documents permet de repérer les documents essentiels.
Comment centraliser tous les documents administratifs ?
Avant de centraliser les documents administratifs, il est essentiel de mettre en place un plan de classement pour déterminer l’authenticité des documents. En effet, il faut identifier les documents importants, les documents à archiver et les documents à détruire sans utilité. Il existe différentes manières de centraliser les documents administratifs selon leur nature, c’est-à-dire en version papier ou en version électronique. Traditionnellement, la centralisation des documents administratifs en papier se fait dans des classeurs avec des écrits dessus servant d’identification ou dans de cartons pour l’archivage des documents. Avec l’essor d’Internet et la digitalisation, tous les échanges, les consultations et les stockages de documents se font désormais en ligne. La plupart des entreprises optent pour des plates-formes de gestion de contenu pour centraliser leurs documents administratifs comme usés centriques.
Les outils de choix pour centraliser ses documents administratifs
De nos jours, les logiciels de gestion documentaire en ligne permettent d’organiser et de centraliser les documents en un seul endroit. On peut centraliser des milliers de documents sans risque de pertes d’informations ou de données. Néanmoins, avant de choisir son logiciel de gestion de données, il faut tenir compte de certains critères comme la protection des données, la facilité d’accès aux documents. C’est le meilleur moyen pour optimiser la productivité sans avoir besoin de dépenser en énergie humaine. Il y a, par exemple, Foss Look, Dropbox Business, Microsoft SharePoint Online, Meet Bitrix24 et bien d’autres encore.