Solutions pour comité d’entreprise : contacter un spécialiste en ligne

comité d'entreprise

Publié le : 10 août 20229 mins de lecture

Vous venez d’être élu CSE et vous souhaitez optimiser la gestion de votre organisation, offrir les avantages à vos collaborateurs et moderniser la communication ? La meilleure solution reste alors la mise en place d’un logiciel de gestion cse ou Comité Social et Economique tout-en-un. Cependant, choisir un spécialiste CSE en ligne est souvent un concours de combattant pour les comités d’entreprise. Il s’agit notamment de trouver le meilleur prestataire en mesure de satisfaire les besoins de votre ce. Avant tout, cette dernière doit être un partenaire de confiance et un professionnel, et ce pour la simple et bonne raison qu’elle va vous accompagner pendant plusieurs années. Cela dit, pour faire le bon choix d’un spécialiste en CSE sur internet, quelques critères sont à prendre en considération.

Déterminer les besoins réels dans la solution CSE

Il s’agit sans l’ombre du doute du premier critère à prendre en compte pour trouver un spécialiste dans la gestion du Comité Social et Economique. Vous devez en effet connaître avec précision les besoins réels, les qualités nécessaires et les fonctions essentielles à votre solution. En principe, ce premier critère requiert la réalisation d’un état des lieux de la situation en tenant compte des domaines fonctionnels couverts, des niveaux de paramétrages et des éventuelles intégrations de prestations tierces.

Ceci étant, avant de choisir un spécialiste qui peut vous proposer des solutions pour cse, il vous est d’abord conseillé de vous poser quelques questions. Souhaitez-vous utiliser un logiciel de gestion ? Est-il nécessaire d’avoir un logiciel de comptabilité ? Existe-t-il des points faibles au niveau de votre solution actuelle ? Quels sont les points à améliorer ? Est-ce que vos collaborateurs sont satisfaits du service ? Si la réponse est non, quelles sont les principales raisons de cette forme d’insatisfaction ?

Par ailleurs, il vous est conseillé de lister les fonctionnalités indispensables qu’il faut obligatoirement conserver. Il convient également de classer vos priorités par ordre d’importance. Ensuite, vous pouvez trouver un spécialiste en ligne qui peut vous proposer une solution cse répondant exactement à tous vos besoins critiques et à toutes vos activités sociales et culturelles. En un mot, le logiciel à choisir doit convenir à vos besoins très importants. En ce qui concerne les fonctionnalités secondaires, elles sont généralement optionnelles.

Vérifier les fonctionnalités du logiciel : interfaces efficaces, intuitives et simples

Il vous est conseillé de travailler avec un logiciel qui intègre des centaines de fonctionnalités. Toutefois, une solution doit automatiser la gestion afin de vous faire économiser votre temps. La fonctionnalité est l’un des critères qui peuvent influencer le confort d’usage pour les élus, les gestionnaires et les bénéficiaires. Une bonne solution ce ou comité d’entreprise doit être à la fois intuitif et ergonomique. L’interface de ce logiciel est claire et permet aux utilisateurs de naviguer en toute simplicité.

En outre, cette solution doit être une version simplifiée pour les collaborateurs. Concernant l’application mobile et le site internet, il faut toujours vous mettre à la place des utilisateurs afin de trouver la meilleure solution correspondant au comité. Ainsi, il convient de déterminer les besoins des bénéficiaires en optant pour un logiciel présentant des raccourcis, d’une aide en ligne, d’une saisie guidée et surtout de liens entre les modules. 

Mis à part cela, il est important de contacter un spécialiste en ligne qui peut proposer une solution accessible à tous. À ce propos, cette dernière doit être facile à manipuler par des personnes ayant une faible maîtrise des outils numériques. À cela s’ajoute le fait que les spécialistes dans la conception de ce logiciel ont beaucoup progressé dans ce sens. Par exemple, il y a quelques années, réaliser la gestion de compte informatisée exige la maîtrise des fonctionnalités et des formules d’Excel. Cette tâche n’est pas à la portée de tous les collaborateurs dans une entreprise. Actuellement, avec une solution de gestion de compte bien élaborée, le travail se limite seulement à entrer des bases de données dans des marques de saisie.

Examiner l’assistance et le soutien du spécialiste en ligne

Il s’agit de deux critères qui sont le plus souvent oubliés ou négligés. Pourtant, l’assistance et le soutien d’un expert en ligne sont des facteurs de base qui conditionnent la réussite des activités sociales et culturelles au sein d’une entreprise. Lors de la sélection de votre solution, il vous est conseillé de bien examiner la possibilité d’avoir accès à une assistance personnalisée et à des ressources comme base de connaissance, des forums d’utilisateurs, des tutoriels vidéo et des formations pour la bonne utilisation du logiciel.

Par ailleurs, il convient de vérifier la présence d’une offre de prestation afin de sous-traiter à terme quelques travaux permettant de développer la solution. En même temps, vous devez prendre le temps d’analyser toutes les possibilités de soutien offertes par le spécialiste en ligne. Ainsi, vous pouvez demander à l’éditeur du logiciel les choses que vous pouvez faire en cas d’urgence et l’existence d’une solution de type support technique. Aussi, il est important de vous renseigner sur le délai de dépannage en cas de dysfonctionnement du logiciel. Enfin, vous pouvez vérifier la présence d’un service de soutien à distance et accessible pendant les heures ouvrables. En général, l’éditeur met à votre disposition un SAV pour tester la réactivité du logiciel.

Vérifier la sécurité des données

Le stockage des données dans le logiciel de comité d’entreprise doit être totalement sécurisé. Dans le cas d’une solution se trouvant dans le Cloud, dont les bases de données sont stockées dans un serveur à distance, il vous est conseillé de bien vérifier la sécurisation des informations sur vos collaborateurs. En outre, n’oubliez pas d’analyser la présence d’un système de sauvegardes en permanence. Pour vérifier la fiabilité du logiciel en termes de sécurité, quelques questions sont à poser à l’éditeur.

Les données concernant les bénéficiaires sont-elles hébergées en France ? Dispose-t-il d’un système de sauvegardes périodiques et quelle est la durée de restauration du logiciel ? Les actions à entreprendre au niveau de l’administration sont-elles quotidiennes ? Etc. En France, la plupart des comités d’entreprise sollicitent le service de leur DSI afin d’auditer le système de protection proposé par le logiciel. Aussi, il vous est conseillé de demander des rapports d’audit récents à l’éditeur de la solution. Cela vous permet notamment de vous assurer sur la performance du logiciel.

Contrôler la conformité RGPD

Le choix de la meilleure solution cse sur internet est conditionné à des facteurs juridiques, qui sont parfois sous-estimés par les nouveaux élus dans le comité. Cependant, au-delà des paramètres, des fonctionnalités et des services proposés, il est important de juger de la fiabilité et la qualité d’un logiciel en vous basant sur sa conformité au RGPD. En principe, la conformité RGPD se fait par l’obtention des réponses concrètes à des questions précises. Elle passe aussi par le respect des engagements du spécialiste en ligne dans le contrat proposé.

Pour ce faire, vous devez en premier lieu analyser le contrat en amont de la phase d’évaluation afin de vérifier la présence des clauses RGPD. La meilleure solution doit proposer plusieurs garanties. En plus, il vous est conseillé de vérifier si le site internet de l’agence qui fournit le logiciel comporte une politique de confidentialité des données et des mentions légales conformes. Cela vous permet notamment d’avoir une garantie sur la bonne gestion des informations concernant vos bénéficiaires. Enfin, les mesures de surveillance et les mesures de sécurité concernant la politique des mots de passe et l’authentification sont également à vérifier avant de choisir une solution de comité sociale et économique sur la toile.

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